fi en

Our services in English

Innofor Finland Oy:n asiakasrekisterin tietosuojaseloste

Päivitetty 1.6.2023

Innofor Finland Oy kerää asiakastietorekisteriinsä tietoja asiakkaista yhteydenpitoa ja viestintää sekä asiakassuhteen hoitamista varten.

1. Asiakastietorekisterin pitäjä
Innofor Finland Oy 
Haarlankatu 4 F
33230 Tampere
010 200 1915 mpm/pvm
toimisto@innofor.fi

Y-tunnus: 2141264-5

2. Rekisteriasioista vastaava yhteyshenkilö 
Erno Lehto, toimitusjohtaja
040 512 4469
etunimi.sukunimi@innofor.fi

3. Henkilötietorekisterin nimi 
Innofor Finland Oy:n asiakastietorekisteri

4. Rekisterin käyttötarkoitus 
Innofor Finland Oy käyttää asiakastietorekisterin tietoja asiakasyhteydenpitoon ja viestintään sekä asiakassuhteiden hoitamiseen.

Asiakkaiden henkilötietoja käytetään lainsäädännön mukaisesti:

  • asiakassuhteen hoitoon ja ylläpitoon
  • toimeksiantojen hoitoon
  • laskutukseen ja maksun valvontaan
  • asiakaskirjeiden ja -tiedotteiden lähettämiseen
  • asiakkuutta vahvistaviin markkinointitoimenpiteisiin
  • muihin rekisteröidyn pyynnöstä tai suostumuksella tehtäviin toimenpiteisiin tai toimeksiantoihin

Käsittelemme tietoa seuraavilla tietosuojalainsäädäntöön pohjautuvilla perusteilla:

Sopimus: Asiakkaiden osalta käsittelemme tietoja täyttääksemme asiakkaan kanssa tehdyn toimeksiantosopimuksen.

Suostumus suoramarkkinointiin: Voimme käsitellä rekisteröidyn tietoja suostumuksen perusteella mm. tehdäksemme sähköisiä markkinointitoimenpiteitä, postituksia tai puhelinmarkkinointia.

Oikeutettu etu: Käsittelemme tietoja asiakassuhteen hoitamiseen ja kehittämiseen ja asiakaskirjeiden ja -tiedotteiden lähettämiseen, väärinkäytösten estämiseen ja selvittämiseen sekä suoramarkkinointiin.

5. Asiakastietorekisterin tietosisältö 
Innofor tallentaa ja käsittelee asiakkaidensa ja sidosryhmiensä tietoja. Asiakastieto sisältää yhteystietoja, henkilötietoja kuten y-tunnus tai sotu, sekä tietoja metsäomaisuudesta. Sidosryhmätiedot koostuvat kumppaneiden ja alihankkijoiden tiedoista, kuten yhteys- ja maksutiedoista.

Sidosryhmiä ovat myös metsänomistajien yhteystiedot suoramarkkinointia varten. Näihin tietoihin sisältyy osoite ja puhelinnumero, mutta ei tarkempia henkilö- tai omaisuustietoja.
Innofor Finland Oy ei kerää tai käsittele arkaluonteista tietoa, kuten rotuun, uskontoon, terveydentilaan ja poliittisiin mielipiteisiin liittyviä tai geneettisiä, biometrisiä tietoja.

Tietosisältö kattaa asiakkaalta itseltään saadut tiedot, kuten

  • Nimi, osoite, puhelinnumero, sähköpostiosoite
  • Y-tunnus
  • Henkilötunnus
  • Kiinteistötiedot
  • Metsävaratiedot
  • Metsäpinta-alat
  • Suoramarkkinointisuostumukset ja -kiellot
  • Asiakassuhdetta koskevat tiedot, kuten laskutus- ja maksutiedot
  • Muistiinpanot tapaamisista / sovituista asioista

Tietojen säilytysaika
Säilytämme rekisteröidyn tietoja niin kauan kuin on tarpeen yllä määriteltyjen tarkoitusten toteuttamiseksi kulloinkin voimassa olevan lainsäädännön mukaisesti. Rekisteröity voi myös itse vaikuttaa tietojen säilytysaikaan seuraavassa kohdassa kuvattujen vaikutusmahdollisuuksien kautta.

Markkinointia varten tietoja säilytetään tyypillisesti niin kauan kuin henkilö ei ole kieltäytynyt vastaanottamasta markkinointiviestintää, eivätkä tiedot ole muutoin vanhentuneet. Mikäli henkilö kieltäytyy markkinoinnista, säilytämme tiedon kiellosta ja yhteystiedoista, jotta voimme varmistaa kiellon noudattamisen.

Olemme velvoitettuja säilyttämään henkilötietoja kirjanpitoa ja verotusta koskevan lainsäädännön nojalla myös asiakassuhteen päättymisen jälkeen.

6. Säännönmukaiset tietolähteet 
Asiakastietorekisterin tiedot saadaan asiakassuhteen kautta tai asiakkaan yleiseen suostumukseen perustuen (suoramarkkinointiaineiston hankinta). Satunnaisesti tietojen päivittämiseen voidaan käyttää ulkopuolisia lähteitä, kuten Maanmittauslaitoksen tai Suomen Asiakastieto Oy:n tietokantoja, VRK/Väestötietojärjestelmää taikka Postin osoitetietojärjestelmää varmistaaksemme, että rekisteröityä koskevat tiedot ovat ajantasaisia ja virheettömiä. Asiakas on viime kädessä vastuussa antamiensa tietojen oikeellisuudesta.

7. Tietojen luovuttaminen 
Asiakastietorekisterin tietoja ei luovuteta kolmansille osapuolille, ellei tietopyyntö aiheudu lakiperusteisesta viranomaismääräyksestä, tai alla esitetyissä tapauksissa:

Viranomaiset: Voimme luovuttaa henkilötietoja toimivaltaisten viranomaisten tai muiden tahojen esittämien vaatimusten edellyttämällä, kulloinkin voimassa olevaan lainsäädäntöön perustuvalla, tavalla. Esimerkiksi verottajalle puukauppamaksutietoja.
 
Metsäsertifiointi: Voimme luovuttaa rekisteröidyn henkilötietoja Suomessa metsäsertifioinnin rekisteriä ylläpitävälle taholle, mikäli asiakas kuuluu ylläpitämämme FSC- ja/tai PEFC-sertifioinnin piiriin.

Tutkimus: Voimme luovuttaa tietoja tieteellistä tai historiallista tutkimusta varten.

Suoramarkkinointi sekä mielipide- ja markkinatutkimukset: Voimme luovuttaa rekisteröidyn henkilötietoja suoramarkkinointiin sekä mielipide- ja markkinatutkimuksiin rekisteröidyn suostumuksella.

Toimeksiantojen toteutukset: Voimme luovuttaa asiakkaan työmaita koskevia tietoja työntekijöille ja urakoitsijoille asiakkaan antaman yksilöidyn toimeksiannon toteuttamiseksi. Takaamme tällöin sopimusjärjestelyin, että tietoja käsitellään kulloinkin voimassa olevan lainsäädännön ja tämän rekisteriselosteen mukaisesti. Alihankkijat käsittelevät tietoja meidän lukuumme, eivätkä saa käsitellä tietoja omiin tarkoituksiinsa.

Rekisteröityjen tietoja käsitellään laskutuksen hoitamiseksi sekä siirretään tilitoimistolle postitusta ja taloushallinnon ylläpitämistä varten.

Oikeusvaateet: Voimme luovuttaa henkilötietoja kolmansille, jos se on tarpeen sopimuksen täytäntöönpanemiseksi, mahdollisten rikkomusten tutkimiseksi taikka oikeusvaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi.

Lähtökohtaisesti rekisterinpitäjä ei siirrä tietoja EU:n tai ETA:n ulkopuolelle, vaan pyrkii käyttämään EU:n sisällä olevia palveluntarjoajia.

Mikäli tietoja siirretään EU:n tai ETA:n ulkopuolelle, varmistaa rekisterinpitäjä että henkilötiedot suojataan käyttämällä viranomaisten hyväksymiä vakiosopimuksia ja asianmukaisia teknisiä suojauksia.
Rekisterinpitäjä varmistaa, että tietojen siirrolle on olemassa oikeusperuste.

8. Rekisterin suojauksen periaatteet 
Innofor Finland Oy suhtautuu vakavasti henkilötietojen salassapidon turvaamiseen. Käytämme hallinnollisia, fyysisiä ja elektronisia toimenpiteitä tietojen suojaamiseksi luvattomalta käytöltä.

Asiakastietorekisterin tiedot ovat tallennettuina tietokantaan, jota ovat oikeutettuja käyttämään vain tietyt ennalta määritellyt henkilöt käyttäjätunnuksen ja salasanan syöttämällä. Tietokanta on myös suojattu palomuurein ja muiden teknisten keinojen avulla. Henkilötietoja käsitteleviä henkilöitä sitoo salassapitovelvollisuus.

Vaikka pyrimme varmistamaan henkilötietojen eheyden ja turvallisuuden, emme voi taata, että käytetyt turvatoimet estävät kolmansia osapuolia ja niin kutsuttuja hakkereita pääsemästä käsiksi henkilötietoihin laittomasti.

Innofor tallentaa asiakastietoa sopimusten teon yhteydessä ja palveluita tuottaessaan. Tiedot tallennetaan sähköisiin kansioihin sovitun palvelukokonaisuuden osana (erityyppiset pilvipalvelut), sekä allekirjoitetut sopimukset tallennetaan myös paperilla kansioihin tai sähköisen allekirjoituspalvelun pilvikansioihin.

Innofor tallentaa asiakkaiden metsätietoa ja yhteystietoja myös käyttämäänsä metsätietojärjestelmään.

Tilitoimisto vastaa maksusuorituksista ja tallentaa osaltaan asiakkaiden tietoja tätä varten. He tilittävät myös asiakaskohtaiset ennakonpidätykset ja arvonlisäverot osana yhtiön kirjanpitoa.

Alihankkijoille ja kumppaneille Innofor luovuttaa asiakastietoa sen verran kuin on tarpeen palvelun tuottamiseksi.

Metsäkeskus on luovuttanut metsänomistajien yhteystietoja markkinointia varten.

Vanhentuneet ja tarpeettomat tiedot hävitämme asiaankuuluvalla tavalla. Säilytämme henkilötietoja vain niin kauan kuin se on tarpeen tässä tietosuojaselosteessa määriteltyjen henkilötietojen käsittelytarkoituksen toteuttamiseksi.

9. Rekisteröidyn kielto-oikeus suoramarkkinointiin ja muut oikeudet
Tietojen keräämiseen ja käsittelyyn voi vaikuttaa usein eri tavoin. Kaikki pyynnöt tulee tehdä kirjallisesti:

Tietojen tarkastaminen, korjaaminen ja poistaminen: Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa hänestä tallennetut henkilötiedot. Rekisteröidyn pyynnöstä oikaisemme, poistamme tai täydennämme käsittelyn tarkoituksen kannalta virheelliset, puutteelliset tai vanhentuneet henkilötiedot.

Suoramarkkinoinnin kielto-oikeus: Rekisteröity voi milloin tahansa kieltää tietojensa luovuttamisen ja käsittelyn suoramarkkinointia varten ottamalla yhteyttä rekisteriselosteen yhteyshenkilöön, joka on yksilöity tämän rekisteriselosteen alussa.

Vastustamisoikeus ja käsittelyn rajoittaminen: Rekisteröity voi henkilökohtaiseen tilanteeseensa liittyvällä perusteella vastustaa käsittelyä, joka perustuu oikeutettuun etuun. Esimerkiksi tällaisessa tilanteessa käsittelyä rajoitetaan siksi ajaksi, kun arvioidaan perusteita vastustaa käsittelyä. Käsittelyä voidaan rajoittaa myös mm. silloin, kun rekisteröity kiistää henkilötietojen paikkansapitävyyden, jolloin käsittelyä rajoitetaan ajaksi, jonka kuluessa voimme varmistaa tietojen paikkansapitävyyden.

Rekisteröidyllä on oikeus kieltää rekisterinpitäjää käsittelemästä häntä itseään koskevia tietoja suoramarkkinointia tai markkina- ja mielipidetutkimusta varten. Kielto tulee tehdä kirjallisesti. 

10. Rekisteröidyn tarkastusoikeus ja oikeus tietojen oikaisuun 
Rekisteröidyllä on soveltuvan tietosuojalainsäädännön mukaisesti oikeus saada tieto henkilötietojensa käsittelystä, sekä oikeus pyytää rekisteristämme henkilötietonsa nähtäväksi. Rekisteröidyllä on oikeus vaatia virheellisen tai epätarkan tiedon oikaisua.

11. Oikeus tietojen poistamiseen
Rekisteröidyllä on oikeus pyytää tietojensa poistamista asiakastietorekisteristä.

12. Toimintaohjeet
Koskien henkilötietojen tarkistus-, oikaisu- ja/tai poistamispyyntöjä, ota ensin henkilökohtaisesti yhteyttä Innofor Finland Oy:n asiakasrekisterin yhteyshenkilöön. Sovi tarvittaessa tapaamisaika käsittelyä varten. Mahdollisessa tapaamisessa käsitellään pyyntöön liittyvät asiat. Innofor Finland Oy:llä on oikeus kieltäytyä pyynnön toteuttamisesta sovellettavassa laissa säädetyllä perusteella.

13. Tietosuojakäytännön päivittäminen
Innofor Finland Oy päivittää tietosuojakäytäntöä tarvittaessa. Viimeisin versio on aina nähtävillä Innofor Finland Oy:n verkkosivuilla.